2

Zanim tekst będzie doskonały, czyli odrobina teorii copywriterskiej

Większość dokumentów tekstowych przygotowywanych na domowych czy biurowych komputerach powstaje wyłącznie w prostych edytorach tekstowych, Microsoft Word albo Open Office Writer.

Jest to o tyle problematyczne, że tego rodzaju programy w żadnym razie nie posiadają funkcji niezbędnych do prawidłowego składu i łamania. Istnieją nawet dobre i darmowego programy, które w tej roli poradziłyby sobie po stokroć lepiej, ale i tak niepodzielnie królują pakiety biurowe. W związku z tym warto wiedzieć, co zrobić, żeby tekst „wytrzymał” wielokrotne otwieranie w różnych edytorach o różnych formatach podstawowych i żeby zawsze wyglądał nienagannie.

Po pierwsze – format

To jedyna rzecz, nad którą należy zastanowić się już przed przystąpieniem do pracy. Teoretycznie można założyć, że finalnym formatem dla dokumentów niepodlegających edycji będzie PDF – bo jest powszechny, stosunkowo lekki i łatwo można doń przekonwertować prawie dowolny plik. Jednak PDF zasadniczo nie sprawdzi się w przypadku plików podlegających ciągłej edycji ani na etapie prac wstępnych. Tutaj do wyboru jest kilka wariantów, m.in. DOC, DOCX, ODT, RTF. DOC i RTF to dość wiekowe formaty, które stosuje się niemal wyłącznie wówczas, kiedy doświadczenie twórców dokumentów podpowiada, że to dobry wybór – trzeba tu mieć już pewne doświadczenie, ponieważ pod względem możliwość DOC od obecnego DOCX-a różni się diametralnie, a RTF jest zdecydowanie uboższy.

ODT jest formatem używanym przez oprogramowanie o otwartym kodzie, ale coraz lepiej wspieranym przez edytory Microsoftu. DOCX z kolei, natywny format zapisu Worda, może być otwierany również w Open/Libre Office. Oba te formaty są równie dobre, pod warunkiem zachowania konsekwencji. W firmach i organizacjach bazujących na Open/Libre Office nie ma sensu stawiać na DOCX, a tam, gdzie palmę pierwszeństwa dzierży Word, ODT się nie sprawdzi.

Przy najbardziej podstawowych dokumentach wszystkie 4 formaty pozwalają na mniej więcej równy komfort pracy, natomiast problemem jest stworzenie dokumentów złożonych: z odnośnikami, przypisami, bibliografią tworzoną w zewnętrznym programie (np. Zotero lub Bibus), tabelami i wykresami. Tego rodzaju elementy są osadzane w nieco inny sposób i nie zawsze – mimo teoretycznej zgodności – dadzą się przenieść między edytorami. To samo dotyczy choćby stylów i numeracji stron, które zdecydowanie gorzej są obsługiwane przez oprogramowanie Microsoftu niż OO.

Ostatecznie jednak wybór formatu jest kwestią wewnętrzną. Każdy jest dobry, dopóki ma to uzasadnienie w stosowanym oprogramowaniu i rodzaju często wykonywanych operacji, niemniej należy się nad tym zagadnieniem pochylić przed rozpoczęciem pracy.

Po drugie – podstawowe błędy

Jedna z najprostszych i najskuteczniejszych porad dotyczących organizacji pracy i czasu mówi, że warto przygotować fatalny szkic, bo ten można poprawić, a pusta strona edycji nie podlega. Ostatecznie jednak chodzi o to, aby ten wstępny szkic coraz bardziej udoskonalać. Po fazie rozbudowywania „ręcznego”, a więc po nadaniu wszystkim myślom formy jednoznacznych zdań, należy skupić się na wyeliminowaniu podstawowych błędów. W tej grupie warto wymienić kilka szczególnych typów, a więc:

  1. literówki, szczególnie te złośliwe, jak „ją/ja”, „tez/też” i inne, które zamieniają słowa w wyrazy obecne w słowniku. Ani podstawowy słownik Worda, ani Open/Libre Office nie radzi sobie z nimi. Opcje są dwie – albo użyć autokorekty, co jest nieco ryzykowne (o tym za chwilę) albo posiłkować się kolejnym programem. Takowym jest na przykład LanguageTool albo w wersji zintegrowanej, albo samodzielnej, albo choćby online w przypadku pojedynczych zdań. Wprawdzie nawet wtedy nie da się wyeliminować wszystkich błędów, ale już na starcie wskazane zostaną różne błędy językowe (w sumie obecna wersja LT obsługuje ich kilkaset dla języka polskiego), w tym wiele literówek-pułapek;
  2. słowa specyficzne dla branży to drugi problem, który trudno usunąć. Jeśli chodzi o dokumenty wewnętrzne, to nie ma niczego złego w ich użyciu, ale jeśli dokument ma wyjść poza organizację, branżowe słowa i skróty, np. CPC, B2B, targetowanie, parsowanie itd. zwiększają niepotrzebnie stopień trudności dokumentów. Tworzone treści powinny być łatwe do przyswojenia i zrozumiałe (chyba, że dokument ma stać się szkicem ustawy albo komunikatu ZUS, wówczas ta zasada z jakiegoś powodu przestaje obowiązywać);
  3. monotonia stylistyczna, mimo iż jest piętnowana już w podstawówce, jest błędem częstym. Polega na powtarzaniu tych samych wyrazów w kolejnych zdaniach lub nawet w tej samej wypowiedzi. To specyficzny błąd, ponieważ zasadniczo nie umniejsza wartości merytorycznej tekstu, ale w znaczny sposób utrudnia odbiór. Obecnie „moda na monotonię” wynika przede wszystkim ze źle rozumianych wytycznych pozycjonowania stron internetowych, podobnie jak kilka mniej istotnych błędów. Aby wyeliminować ten rodzaj błędu, warto posłużyć się narzędziem tezaurusa dostępnym w menu kontekstowym każdego dobrego edytora tekstu.

ODT jest formatem używanym przez oprogramowanie o otwartym kodzie, ale coraz lepiej wspieranym przez edytory Microsoftu. DOCX z kolei, natywny format zapisu Worda, może być otwierany również w Open/Libre Office. Oba te formaty są równie dobre, pod warunkiem zachowania konsekwencji. W firmach i organizacjach bazujących na Open/Libre Office nie ma sensu stawiać na DOCX, a tam, gdzie palmę pierwszeństwa dzierży Word, ODT się nie sprawdzi.

Przy najbardziej podstawowych dokumentach wszystkie 4 formaty pozwalają na mniej więcej równy komfort pracy, natomiast problemem jest stworzenie dokumentów złożonych: z odnośnikami, przypisami, bibliografią tworzoną w zewnętrznym programie (np. Zotero lub Bibus), tabelami i wykresami. Tego rodzaju elementy są osadzane w nieco inny sposób i nie zawsze – mimo teoretycznej zgodności – dadzą się przenieść między edytorami. To samo dotyczy choćby stylów i numeracji stron, które zdecydowanie gorzej są obsługiwane przez oprogramowanie Microsoftu niż OO.

Ostatecznie jednak wybór formatu jest kwestią wewnętrzną. Każdy jest dobry, dopóki ma to uzasadnienie w stosowanym oprogramowaniu i rodzaju często wykonywanych operacji, niemniej należy się nad tym zagadnieniem pochylić przed rozpoczęciem pracy.

Co zrobić z autokorektą?

Autokorekta jest potężnym, ale często zaniedbywanym narzędziem. Pozwala na „ciche” poprawianie częstych błędów i na uniknięcie niektórych literówek. Większość osób pracujących przy komputerze popełnia charakterystyczne dla siebie błędy, które można w ten sposób wyeliminować. Poniżej przedstawiona została przykładowa lista autokorekty, która może pomóc w wyeliminowaniu błędów kilku typów:

  1. ktróa → która: oczywista pomyłka, literówka;
  2. tez → też: oba słowa występują w słowniku, ale większość osób słowa „tez” niemal nie używa, można więc zaryzykować dodanie go do autokorekty;
  3. a propos → à propos: jeśli w wyrażeniu występują litery niepojawiające się w polskim alfabecie, to należy ich używać, a autokorekta wyklucza konieczność ręcznego wstawiania symbolu.

Edycja i redakcja

Istnieją pewne zwyczaje edytorskie i redaktorskie, których niespełnienie nie jest wprawdzie błędem językowym, ale których uwzględnienie świadczy o wysokiej kulturze osobistej autora. Tak jest na przykład w przypadku usuwania jednoliterowych spójników z końca wersów wyjustowanego tekstu. Tutaj trzeba skorzystać z opcji „Znajdź i zamień” na wyrażeniach regularnych, co nie jest szczególnie trudne, ale wymaga sięgnięcia do właściwych źródeł.

Znacznie częściej pozostają w dokumentach bardziej istotne błędy, np. niezaktualizowany lub niewłaściwie wstawiony spis treści – zamiast użyć narzędzi edytora, wiele osób pisze spisy treści ręcznie, a to niewygodne i nieestetyczne. Podobnie często chaos wkrada się w przypisy albo komentarze. Jeśli mają one pozostać w dokumencie, wskazane jest, aby każdy z edytujących robił po sobie porządek – usuwał komentarze zostawiane dla siebie, a pozostałe pisał językiem zrozumiałym dla innych.

Na koniec warto też zadbać o ochronę strony tytułowej, jeśli taka w dokumencie się znajduje, przejrzeć konstrukcję akapitów (najlepiej za pomocą śledzenia bękartów i wdów), ewentualne reguły dzielenia wyrazów, a dla pewności warto też otworzyć plik po zmianie formatu, żeby mieć pewność, że nawet najdrobniejsze detale pozostały niezmienione w stosunku do wersji pierwotnej.

Podsumowanie

Tworzenie tekstu nie kończy się, nie może kończyć się na etapie szkicu. Niezależnie od tego, jakie jest przeznaczenie dokumentu, zawsze trzeba przynajmniej w podstawowym stopniu zadbać o właściwą prezencję wszystkich informacji. To oznacza czasem konieczność przeprowadzenia zmian i edycji dość głęboko ingerujących w strukturę dokumentu, dlatego bezpiecznie jest pracować wówczas na kopii, a nie oryginale tekstu – utrata pliku i tak będzie bolesna, ale przynajmniej dostępna będzie poprzednia wersja.

Podstawy marketingu

LOGO1

Zadzwoń:

+48 785 247 508

albo napisz:

info@webmountain.pl

Wyślij zapytanie